ICS Groep ontwikkelt slim systeem voor Vrijwillige Hulpdienst Eindhoven

Onder de noemer Maatje040 werkt Vrijwillige Hulpdienst Eindhoven (VHE) met vrijwilligers die zich vol enthousiasme inzetten om anderen te helpen. Een hulpvrager wordt gekoppeld aan een vrijwilliger voor een bepaalde hulpvraag. Van SociaalMaatje tot Klusmaatje, en van MantelzorgMaatje tot AdministratieMaatje.

In de huidige situatie maakt VHE gebruik van een verouderd, zelf ontwikkeld CRM systeem om vraag en aanbod aan elkaar te koppelen. Het systeem is niet flexibel en de database niet optimaal. Er wordt handmatig gematcht waardoor het proces enorm vertraagd. Kortom, er is behoefte aan een centraal platform waar vraag en aanbod op een simpele en slimme manier aan elkaar gekoppeld worden. Denk aan een webbased omgeving in combinatie met een app waar vrijwilligers en hulpzoekers hun gegevens, verhalen en feedback kunnen achterlaten.

Community Coaching van Samen voor Eindhoven

De oplossing kwam van Community Coaching van Samen voor Eindhoven. Bij dit project worden tien mensen uit het bedrijfsleven negen maanden gekoppeld aan tien ‘goede doelen’ in de Brainportregio, om via coaching en begeleiding een specifiek vraagstuk op te lossen. Judith van de Belt (directeur VHE) kwam zo in contact met Bart van der Sluijs (directeur ICS). “We hadden een klik”, aldus Bart van der Sluijs. “En ik wist: die vraag waar zij mee zitten, daar kan ik wel wat mee.” ICS maakt gebruik van de nieuwste technologie om schoonmakers zo efficiënt mogelijk in te zetten. De directie van ICS vroeg haar projectmanager Romy Waterman, – specialist op het gebied van werkprocessen – om tijd vrij te maken voor de VHE.

Kennis en talent gebundeld

ICS heeft partner Power-S aangehaakt om samen een nieuw systeem te implementeren en bracht VHE in contact met Jan Schenk (bestuurder van Power-S). Power-S is een unieke coöperatie van creatieve ondernemers die samen krachtige concepten, slimme strategieën en inventieve marketing- en communicatiemiddelen realiseren. Power-S heeft de behoefte om mensen te vinden, te contacteren en bredere samenwerkingen aan te gaan, een perfecte match. Deze werkwijze bleek precies dat wat VHE nodig had.

Samen bouwen aan verbetering

Samen  zijn we aan de slag gegaan met de wensen die op tafel lagen. We zijn begonnen met het in kaart brengen van de huidige situatie, knelpunten en de ideale situatie. Dit hebben we gedaan middels een Brown Paper sessie, waar veel vrijwilligers aan deel hebben genomen. Een hele informatieve en geslaagde sessie. Op basis van de input zijn de processen opnieuw in kaart gebracht en de wensen inzichtelijk gemaakt.

Jan Schenk van Power-S: ,,Voor ons is het heel belangrijk om samen met medewerkers van een bedrijf een systeem te bouwen. Zij weten wat ze nodig hebben. Zo hebben we dus ook een hele middag met vrijwilligers en medewerkers van de VHE om de tafel gezeten. Ik verwacht dat we deze maand nog kunnen proefdraaien.”

Vervolgens zijn we aan de slag gegaan met een opzet voor de schermen van het nieuwe systeem. Gevolgd door een aantal sessies goed luisteren en bijsturen. Inmiddels zijn we zover dat alle schermen gebouwd zijn en live gepresenteerd zijn aan alle partijen. De laatste stap is de implementatie. Er komt een app waarmee iedereen die daartoe is gemachtigd vanaf elke plek het systeem kan raadplegen en gegevens kan toevoegen.

Groot maatschappelijk doel

Het grotere doel van zowel Power-S als ICS is om het systeem breder uit te rollen zodat we meer maatschappelijke organisaties kunnen helpen. Met dit commitment hopen we (indirect) een bijdrage te kunnen leveren aan de grote kloof tussen arm en rijk. Een sociaal vraagstuk waar we in onze branche ook veel mee te maken hebben.

Meer over het systeem

De nieuwe webbased omgeving zal het werk voor de vrijwilligers vergemakkelijken waardoor er sneller en meer matches gecreëerd kunnen worden. In het systeem zit een makkelijke analyse tool ingebouwd voor rapportages en cijfers. Ook is er een notificatiefunctie ingebouwd zodat iedereen te allen tijde op de hoogte is van een openstaande actie. Daarbij is het een flexibel, betrouwbaar en een volledig AFG Proef systeem. Het proces is makkelijk te volgen en er kan op veel verschillende criteria gematcht worden.

“Het is een zeer waardevol project om aan deel te nemen en we krijgen er allemaal veel energie van. Door naar elkaar te luisteren en tijd te investeren, hebben we samen heel veel kunnen bereiken. We hebben onze kennis en talent gebundeld om samen het verschil te maken.”, aldus Romy Waterman, manager Corporate accounts & Continuous Improvement bij ICS.

Lees meer in het artikel van het Eindhovens Dagblad.